Referater fra bestyrelsesmøder

Referat fra bestyrelsesmøde d. 2 juni 2021

Referat fra bestyrelsesmøde d. 2 juni 2021 kl. 17 – 20


Dagsorden:
1. Velkomst v/ formand
• Godkendelse af dagsorden
2. Sager fra kontortid
3. Sager til behandling
• Købmand
• Vurdering/ salg af haver
• Ris og ros udvalget
• Brandsikring og kloakering
• Opskrivning


4. Bordet rundt
Referat:
Tilstede: Benna, Lasse, Lisbeth, Dorthe, Carsten, Flemming, Vonni og Steen ( ref)
Afbud: Sanne


Dagsorden:


1.Velkomst v/ formand
• Dagsorden godkendt med tilføjelse af opskrivning
• Formanden uddelte en status på økonomien


2. Sager fra kontortid
• Fremadrettet skrives der et kort referat af emner fra kontortiden.
i. Benna laver en mappe på computeren med kontortid, hvor dem der har haft kontortid kan gemme referatet.


3. Sager til behandling
• Købmanden:
• Bestyrelsen er mest indstillet på at nedlægge købmandsudvalget, men for god ordens skyld skal det ske i dialog med udvalget.
• Hvis købmanden kører frivilligt skal al økonomien kører over foreningens økonomi, men hensigten er at der skal findes en anden ordning.
• Dorte og Benna tager snakken med udvalget
• Vurdering/ salg af haver
• Vi er ved at udarbejde en drejebog omkring salg/ vurdering af huse. Lige p.t. er vi ved at danne os et overblik over selve processen og hvad der ligger digitalt af papirer. Dette foregår ved samtaler med tidligere bestyrelsesmedlemmer.
• Der skal udarbejdes standardbreve til brug ved udsendelser m.m. og det er vigtigt, at vi får alle data ( bl.a. navn, adresse, tlf. og mail) på udmeldte og ny indmeldte, så det hurtigt og nemt kan indføres i systemet
• Vi har allerede nu besluttet, at når der anmodes om salg af hus, så skal der ligge udfyldte papirer vedr. opsigelse, ejererklæring og tinglysningsattest inden vurderingsudvalget bliver indkaldt. Ligesom der helst skal være en besigtigelse af huset, dette kan også styrke dialogen omkring salget.
• Målet er at være færdig efter sommerferien, så det endeligt kan godkendes på bestyrelsesmødet i august.
• Sanne er fortsat ansvarlig, Lasse og Steen hjælper til
• Ris og ros udvalget:
• Rundgangen er færdig og der er skrevet til 29 haver
• Ris og ros udvalget kommer med et skriftlig oplæg til næste bestyrelsesmøde i august om, hvad der fremadrettet skal lægges vægt på ved gennemgang.
• Brandsikring og kloakering
• Vi har modtaget brev fra kredsen omkring den videre proces ved brandsikring og kloakering se vedhæftede brev fra kommunen.
• Sønderbro er med i første bølge vedr. brandsikring, og det forventes at processen starter op hen over sommeren. Der vil blive afholdt møde med bestyrelsen og repræsentanter fra kommunen om hele processen. Så det ser vi frem til
• Kloakeringen afventer stadig, at borgerrepræsentationen bliver enige om udbudsformen.
• Steen er ansvarlig sammen med Flemming.

• Der skal tjekkes op på lejekontrakt med kommunen,
o Steen ansvarlig
• Opskrivning
o Vi udskyder beslutningen om opskrivningen til næste bestyrelsesmøde. Vi skal have helt styr på de nye coronaregler, som forventes d. 11 juni.
4. Bordet rundt
• Benna
o Ros til bestyrelsen for det store arbejde
• Lisbeth
o Flaget - husk at lægge flaget pænt sammen
• Dorthe
o Anmodning om tilskud til sangkoret 3000, - kr. – bevilget
o Anmodning om tilskud til Due tur 5000,- kr. – bevilget
o Mumi og Dorthe er ansvarlige for udlejning af Perlen, reglerne skal lige ajourføres.
o Ordning med rengøring af toiletter fortsætter indtil videre
• Flemming:
o Varmepumpen bestilt, vi får2 tilbud på opsætning.
• Vonni:
o Skrald ved købmanden
 Dorthe spørger på face book om, der er nogen der vil hjælpe til med at fjerne det.
• Lasse:
o Klage over flaget, det er ikke i henhold til ordensregler
 Vi fortsætter med at bruge det og skal have kigget på ordensreglerne og ajourført dem med ændringer, herefter er det generalforsamlingen der godkender.
• Steen:
o Forespørgsel om, der tidligere har været overvejelser vedr. den megen tid bestyrelsen bruger på administrativt arbejde og om, man evt. kunne ansætte en administrativ medarbejde 10 – 15 timer om ugen.
 Bestyrelsen summer lidt på det og vi kigger på det frem mod generalforsamling:


Næste bestyrelsesmøde d. 4 august 2021 kl. 17 – 20

 

Bestyrelsen ønsker god sommerferie til hele haveforeningen.